Asset Management für
die Gemeinde Horw
INNOVATIVE UND ZUKUNFTSGERICHTETE DATENBANKLÖSUNG FÜR IHRE GEMEINDEKOMMUNIKATION – DIE CASE STUDY.
Neue Bedürfnisse der Gemeindekommunikation
Die Gemeinde Horw evaluierte im letzten Jahr ein System für die zentrale Verwaltung, Archivierung und Strukturierung von Mediendaten. Ihr Ziel war es, eine übersichtliche Datenbank zu realisieren, welche intern einfach zu bedienen ist. Zentral war auch die Anforderung, dass die Daten in der Schweiz gehostet und gespeichert werden (Finma).
Ein bestehendes Bildarchiv umfasste ca. 6000 Bilder, Videos und Dokumente, welche auf diversen Festplatten dezentral und unkoordiniert gespeichert waren. Digitale Bilddaten wurden bis anhin noch per E-Mail oder WeTransfer versendet. Hinzu kommt, dass das Gemeindearchiv eine nicht weiterentwickelbare Software zur Verwaltung der Archivdaten und Objekte in Gebrauch hatte.
Innovative und wirtschaftliche Lösung
Mit der Media Asset Management Datenbank «Mediabank» von KRT Media konnte innert kürzester Zeit und zu interessanten Konditionen eine moderne und klare strukturierte Lösung gefunden werden. Alle Daten und sogar enthaltene Ordner-Strukturen konnten in die Datenbank migriert werden. Meta-Informationen von der Gemeindearchiv-Software konnten in die dafür erstellten Felder via Excel-Import einfach migriert werden und dienen heute als Suchfelder.
Dank dem Rechte-/Rollen-Prinzip können nun auch Schüler und Lehrer, sowie externe Berechtigte der Gemeinde Horw auf die Objektdaten zugreifen. Die MAM-Datenbank ist eine Weblösung und benötigt daher keine Software-Installation. Sie ist online via allen Betriebssystemen und aktuellen Browsern jederzeit 7/24 verfügbar.
Zugriffsrechte auf Dateien können kontrolliert und falls notwendig für den Download gesperrt werden. Spezielle Konvertierungssets beim Download ermöglichen zudem eine automatische Umrechnung von Bilddateien für den Gebrauch im Web oder für Print.
Das Versenden von Daten kann nun einfach aus der Datenbank erfolgen und zudem via Ablaufdatum terminiert werden, ohne dass der Adressat ein Login benötigt.
Auch der Daten-Upload kann ohne Login für externe Benutzer, wie z.B. Fotografen, via Link aus der Datenbank generiert werden. Für die Gemeinde Horw konnten spezielle Suchfelder erstellt werden und helfen heute zu einem schnellen und zielgerichteten Suchresultat.
Die Vorteile der Mediabank:
- Zeit- und ortsunabhängiger 24/7 Zugriff via Web Unverzichtbar bei Personalwechsel oder Pensionierungen Verwaltung eigener Datenbankfelder, Kategorien, IPTC und Volltextsuche
- Verwaltung eigener Kategorien
- Registrationsmaske mit Authentifizierung
- Effiziente Suchabfragen
- Zugriff nach Rechte-/Rollen-Prinzip
- Plugins für Direktzugriff aus Office und InDesign
- Workflowbasiert und automatisiert
- Up- und Downloads inkl. Konvertierung in andere Formate (Web, Office, Druck)
- Effiziente Versionenverwaltung
- Erfahrener Partner und persönliche Beratung
- Daten in der Schweiz gehostet und gesichert (nach Finma Richtlinien)
Weiter Infos unter www.mediabank.ch
- Bildlizenz Kontrolle
- Verwendungszeitraum
- Sicher durch mehrstufiges Backup-System
- Meta- und Geodaten (Google Maps) zur Verfügung
- Umfangreiche Funktionen
- Software-Updates und Weiterentwicklung des Systems
- Interessantes Preisleistungsverhältnis
- Keine versteckten Kosten
- Kostenlose und unlimitierte Up- und Downloads
- Automatisierungen und Schnittstellen
- Einfache Datenübernahme aus Fremddaten
Mediabank statt Ordner-Dschungel:
Alle Mitarbeitenden finden nun auf einfache Weise Bilder, Videos und Grafiken. Für unsere spezifischen Ansprüche gab es bei KRT Media immer einen Weg.